隨著國家電信運營商(中國電信、中國移動、中國聯通)3G/4G網絡的逐步成熟,手機廠商智能手機運行速度的提升,山東訊能機電有限責任公司開發(fā)了手機與電腦信息數據實時同步、適合企業(yè)辦公使用的移動辦公系統。
一. 系統的主要特點
1. 系統可以實時把企業(yè)的信息傳送到企業(yè)的每一位員工身旁,讓信息跟著人走,人走到哪兒信息推送到哪兒。
也就是說,以往企業(yè)的辦公OA系統都在電腦上,人們需要到電腦旁邊才能查詢屬于自己的企業(yè)管理信息。博航
企業(yè)手機OA辦公系統是隨著世界IT技術的進步,走在技術最前端,把企業(yè)的管理信息實時推送到管理者手
機、IPAD等各種通信終端。這個技術真正實現了實體辦公的虛擬化。
2. 博航電子 最早做的是車輛的信息管理,隨后開發(fā)了管理企業(yè)人員的外勤人員管理系統,現在這個系統是把企
業(yè)的車、企業(yè)的人、企業(yè)的各種協同辦公事件集合在一起,實現了企業(yè)的車、人、事共管,以提高企業(yè)的工
作效率,實現更大的經濟效益。
3. 該系統以提高企業(yè)工作效率為核心,集企業(yè)公告、員工用手機考勤、日志,明日工作計劃、協同辦公、催
辦、督辦、點評、績效考核等功能為一體,特別適合企業(yè)、事業(yè)單位使用。
4. 協同辦公事件處理模塊,可以清晰記錄每個人對事件的處理的時間戳,從而約束每一位員工和領導,提高效
率。該系統要求企事業(yè)內部各種事件的處理,都用協同辦公模塊來完成,對于各類事件的傳送,都有“已發(fā)
送”“已送達”“對方已讀”幾個狀態(tài)。
二. 功能介紹
1. 黑板報模塊: 在辦公系統的主屏幕有一塊黑板報,相當于單位門口的一塊黑板,在電腦端進行信息更新,信
息更新后三分鐘內便可以將信息推送到每位用戶的手機,每位用戶手機的黑板報就會顯示最新消息。利用該
模塊,可以實現單位廣而告之的事件發(fā)布。
2. 公告功能: 公告模塊可以分級別發(fā)布部門內部公告和單位公告??梢园l(fā)布文字、圖片、以及word以及excel。
如:開會通知、文件傳達、培訓課程等。接收人是否已經閱讀,發(fā)布人一目了然。
3. 日志模塊: 日志模塊可以要求員工每日寫工作總結以及明日的工作計劃,日志可以指定發(fā)給某些領導,領導
手機會實時收到,并且可以點評,實現書寫人和接收人之間的互動。
4. 考勤模塊: 單位可以根據實際情況使用,使用該模塊考勤,在考勤時系統會自動獲取手機的位置信息,考勤
打卡后系統會顯示正在上班,下班時考勤打卡會顯示已經下班,并且系統自動統計每個人每天的工作時間。
5. 工作流程模塊: 該模塊是本軟件的核心之一,是部門內部以及部門之間協同處理一個事件,實時記錄事件的
狀態(tài)和每位員工處理事件的時間的工具,每位員工自己沒有完成的事件都在當前委托目錄下,處理完成的事
件,都在已完成目錄下,每天拿起手機,就可以看到沒有完成的事件,從而對于每一位當事人是一種壓力,
作為單位領導,也可以實時查詢事件的進度。這種方法,讓員工實時知道領導能看到事件的進展,從而加勁
工作,作為領導也能了解事態(tài)進展,便于掌控全局。實際應用有:協同辦公、各種審批事件等。
6. 業(yè)務表單模塊: 該模塊可以對每一個人下達考核指標,考核指標,責任人完成一筆填寫一筆,責任人填寫后,
系統自動實時統計,并且同步到領導手機,責任人每天拿起手機就知道自己近一段時間的任務完成情況,領
導更能掌控全局,便于調整工作思路,及時決策。利用該模塊還可以實現單位各種費用指標的定額管理、出
差人員旅行錢包管理等。
7. 消息模塊: 該功能類似于微信,可以實現單位內部之間單聊和群聊討論非正式事件。
8. 車輛管理模塊: 單位的車輛,是單位的一個窗口,車輛管理的好不單是節(jié)約辦公費用的問題,更重要的是企
業(yè)的一個宣傳窗口、內部員工的一個榜樣窗口。
本模塊可以實現如下功能
(1)實現在電腦端,在地圖選取地點派車和在地圖上設置常用點,在手機端派車。
(2)實現司機交車統計。統計內容包括:本次派車是否到達派車點;從單位到派車點行駛里程和所用的時
間;從派車點回程用時和里程;查詢單位歷史派車記錄,對比計算歷史數據同一地點派車,本次行駛
的工作效率分析,標注出可疑行派車記錄,便于管理人員通過軌跡回放等手段了解真相。
(3)實現電腦端軌跡回放。
(4)實現車輛運行時間段內車輛實時位置手機查詢支持。統計的內容可以分權限查詢:比如:車隊的隊長,
只可以查詢車輛是否到過派車點,車輛是否有超速記錄;領導自己配的車,可以提醒領導,自己的專職
司。
(5)數據同步。因多種原因導致手機端信息丟失,可以從服務器同步數據到手機端,同時在服務器端建立
了單位的所有事件的電子檔案,這些電子數據可以定期下載存檔,實現了單位的信息化管理。
綜上,手機移動辦公系統打通了手機電腦通信的通道,利用該通道結合單位的特點,實現了單位內部人、車、事的共管,并且根據單位的實際情況還可以做很多個性化應用開發(fā),這些功能可以單用也可以合并使用,作為新接觸單位可以先從一兩個功能用起來,讓大家慢慢熟悉和適應這種辦公習慣。這種辦公方式,徹底改變了人們沿用多年的面授、口授、電話、短息等方法進行協同辦公的習慣,它是迎合成熟的通信網絡真正實現移動辦公,實現實體辦公虛擬化的先知先覺。
博航OA移動辦公系統,領先于軟件市場中現有最新版的OA系統,無論使用手機或電腦端操作,每條信息都能實時送達,比移動運營商的短信息還要快,電腦、手機信息實時同步,并且都有已發(fā)送、已送達、對方已讀等狀態(tài)的顯示,便于領導隨時檢查、督導工作。
協同辦公的事件中,所涉及的人員及處理結果均有時間戳,并且有當前委托(待辦事件)和已完成等狀態(tài)的顯示,同時主管領導或相關部門還可以根據交辦事件的緊急、重要程度進行多次催辦提醒。完善企業(yè)內部管理,杜絕推諉、拖拉、遺忘等不良現象,從而督促員工積極主動的工作,用心做好每一件事,切實提高企業(yè)的執(zhí)行力和工作效率。